Phần 2 - Hướng dẫn triển khai mô hình Cloud Identity (Office 365)

Bài viết này tôi sẽ hướng dẫn người quản trị gửi tài khoản Office 365 cho từng người dùng thông qua email cá nhân của họ. Bằng cách sử dụng tính năng Mail Merge

IV - Sử dụng tính năng Mail Merge để gửi thông tin tài khoản Office 365 cho từng người dùng

Sau khi đã hoàn tất hạng mục “III. Tạo người dùng hàng loạt và kích hoạt bản quyền Office 365 cho người dùng (Bulk create users with CSV file)”. Người quản trị phải thông báo thông tin này cho từng nhân viên trong tổ chức của mình tương ứng với từng tài khoản. Có nhiều cách để gửi thông tin này như: gửi tin nhắn qua điện thoại cho người dùng, gặp trực tiếp người dùng để bàn giao tài khoản hoặc gửi email cá nhân cho từng người dùng.

1. Sau khi đã tạo hàng loạt người dùng ở hạng mục III, người quản trị đã lưu thông tin người dùng ra file excel như hướng dẫn trên, mở lại file excel


2. Tùy chỉnh lại file Excel, thêm cột “Private Email” và điền email cá nhân tương ứng của từng người dùng vào và lưu lại


3. Mở Microsoft Word -> chọn thẻ “Mailings” -> chọn tiếp “Start Mail Merge” -> Chọn “Letter”



4. Soạn nội dung Email trước khi gửi cho người dùng, tôi có soạn sẵn template như bên dưới:


5. Chọn tiếp “Select Recipients” -> chọn “Use an Existing List”


6. Chọn tiếp file excel chứa danh sách người dùng


7. Stick chọn những người dùng nào cần gửi, những người dùng nào không cần gửi email -> Click OK


8. Tiếp theo, chọn “Insert Merge Fields” -> chọn trường “DisplayName” trong file excel để thêm vào template như hình bên dưới


9. Tiếp tục chọn “Insert Merge Fields” -> chọn trường “UserName, Password” trong file excel để thêm vào template như hình bên dưới


10. Cuối cùng là thực hiện gửi email -> chọn” Finish & Merge” -> “Send Email Message”


11. Trường “To” sẽ là email cá nhân của người dùng, tiêu đề Email -> click chọn OK để tiến hành gửi email thông qua Outlook trên máy


12. Kết quả

 

 

 

V - Thay đổi tên đăng nhập user

Đôi khi người quản tri cần thay đổi tên đăng nhập cho người dùng và đuôi email tương ứng vì một lý do nào đó

1. Chọn người dùng cần thay đổi tên đăng nhập và email -> chọn Edit -> chọn đuôi là domain khác


2. Chọn đuôi đăng nhập với domain khác


3. Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo về Skype for Business Online, đuôi “SIP Domain” của người dùng đó sẽ thay đổi trong vòng 24 tiếng, lúc này sẽ bị ảnh hưởng tới việc tích hợp Skype for Business client và Outlook Client về tính năng Presence


VI - Tạo Secondary Email cho người dùng

Trong tổ chức, người dùng mong muốn sử dụng nhiều địa chỉ email nhưng chỉ 1 tài khoản email của mình. Ví dụ như địa chỉ email chính (Primary Email) là huypd@hptcloud.onmicrosoft.com nhưng cũng có thể có nhiều địa chỉ email khác (Secondary Email) như huypd@hptvietnam.com, huypd@innhua.net. Sau đây là hướng dẫn khởi tạo Secondary Email cho người dùng

1. Chọn người dùng cần cấu hình -> chọn “Edit”

 

2. Chọn thẻ “Email Address” -> khai báo thêm email cho người dùng như hình bên dưới

 

3. Sau khi khai báo -> chọn “Save”