Giới thiệu tổng quan về Office 365

Về cơ bản Office 365 là gói dịch vụ bao gồm bộ Office Web Apps quen thuộc và 1 tập hợp các công cụ tương tác nền Web khác giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ, bàn bạc một vấn đề và lên kế hoạch cụ thể cho công việc từ bất cứ đâu bằng bất cứ thiết bị nào.

I) Điện toán đám mây (Cloud Computing)

Ngày nay, doanh nghiệp lớn và nhỏ luôn cố gắng đơn giản hóa và giảm thiểu các độphức tạp hệ thống công nghệ thông tin của mình thông qua việc chuẩn hóa quy trình công nghệ thông tin và tìm ra các phương pháp giảm thiểu chi phí vận hành, chi phí đầu tư.

Và điện toán đám mây là một trong những ưu tiên hàng đầu mà doanh nghiệp đang hướng tới. Các dịch vụ điện toán đám mây giúp doanh nghiệp có thể giảm tải bớt độphức tạp của hệ thống CNTT mình thông qua việc thuê và sử dụng các dịch vụ của nhà cung cấp. Giúp doanh nghiệp phối hợp với đội ngũ IT của mình ứng dụng hạ tầng vào việc phát triển kinh doanh, hiện thực hóa chiến lượt kinh doanh dựa trên các công cụ CNTT.

Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây luôn phát triển và liên tục đưa ra thêm các loại hình dịch vụ khác nhau nhằm càng làm phong phú giải pháp của mình cũng như cố gắng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Doanh nghiệp sẽ có nhiều lựa chọn dựa trên nhu cầu của tổ chức mình.

II) Ưu điểm (Advantage)

 



- Quick Deployment: triển khai một cách nhanh chóng dựa trên nhu cầu của khách hàng

- Pay-as-you-grow: doanh nghiệp chỉ trả chi phí cho việc sử dụng các dịch vụ và tài nguyên

- Cost Efficient:

  + Hiệu quả về mặt chi phí đầu tư (CAPEX): thay vì triển khai mô hình truyền thống (On-premise) để đáp ứng nhu cầu sử dụng. Tổ chức/doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ điện toán đám mây để tiết kiệm chi phí về thay vì đầu tư hạ tầng (Hardware, Cooling, Cabling, Data Center room) và bản quyền phần mềm (Software Licensing) ở bên dưới

  + Hiệu quả về mặt chi phí vận hành (OPEX): khi sử dụng dịch vụ điện toán đám mây, tất cả việc vận hành về phần cứng, phần mềm đều do nhà cung cấp (Cloud Computing Providers) chịu trách nhiệm. Các doanh nghiệp chỉcần chi trả chi phí cho việc sử dụng dịch vụ

- Up-to-date: hạ tầng và cách dịch vụ luôn được nhà cung cấp cập nhật bản vá, bảo trì và nâng cấp phần cứng. Các dịch vụ, ứng dụng của nhà cung cấp sẽ luôn cập nhật các tính năng mới, cập nhật bản vá.

- Scalability and Elasticity: đa dạng hóa các tài nguyên cũng như đảm bảo khảnăng nâng cấp (Scale Up) và khả năng mở rộng (Scale-Out), tăng giảm theo nhu cầu.

- Disaster Recovery: các trung tâm dữ liệu của các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây luôn được cấu hình sẵn sàng khi có sự cố thảm họa. Dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được phục hồi một cách chóng khi có sự cố tại data center đang chạy dịch vụ của họ.

III) Nhược điểm (Disadvantage)

Tất nhiên, cũng còn rất nhiều băn khoăn về việc thực hiện việc chuyển đổi lên sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây. Đa phần, doanh nghiệp e ngại sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây bởi vì một số lý do tiêu biểu như:

- On-demand: dịch vụ điện toán đám mây không đáp ứng được một số nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp thay vì có thể giải quyết bằng mô hình truyền thống.

- Security in the Cloud: doanh nghiệp luôn lo sợ dữ liệu của mình bị đánh cắp khi đem lên môi trường đám mây. Đặc biệt là những thông tin nhạy cảm của tổchức (thông tin chiến lượt của tổ chức, dữ liệu cá nhân của nhân viên, dữ liệu tài chính).

- Technical Issue: mặc dù sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với một số rủi ro về mặc kỹ thuật như nâng cấp, bảo trì hệ thống định kỳ (Planned Maintenance).

- Prone to attack: hệ thống điện toán đám mây được xem là mục tiêu tấn công hàng đầu của các hacker. Ngày nay, với rất nhiều cơ chế tấn công mới và độphức tạp của nó, nhà cung cấp phải đảm bảo hạ tầng mình luôn được cập nhật và dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ.

- Possible downtime: hoàn toàn có thể xảy ra sử cố dẫn đến gián đoạn dịch vụ(downtime) vào bất cứ lúc nào mà không cần báo trước cho doanh nghiệp (Unplanned maintenance). Lúc này, nhà cung cấp phải khắc phục và đảm bảo dịch vụ trở lại bình thường càng sớm càng tốt

IV) Microsoft Cloud Services Model

Microsoft Azure cung cấp 3 loại hình cơ bản được liệt kê như hình bên dưới

 

- Software as a Service (SaaS): cung cấp những phần mềm, ứng dụng truyền thốngmà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng. Với loại hình này, Microsoft cho phép khách hàng thuê và sử dụng các dịch vụ tiêu biểu hiện nay như:

   + Office 365:

     ** Exchange Online

     ** Exchange Online Archiving

     ** Exchange Online Protection

     ** Microsoft Dynamic CRM Online

     ** Skype for Business Online

     ** Power BI for Office 365

     ** SharePoint Online

     ** OneDrive for Business

     ** Yammer Social Network

     ** Microsoft Office Visio Pro

     ** Microsoft Office Proplus

     ** Project Online

     ** Office Online (Office Web App)

     ** Office Delve

     ** Office Video

  + Visual Studio Online

  + Microsoft Intune (Mobile Device Management)

- Platform as a Service (PaaS): cung cấp những công cụ, tài nguyên cho việc phát triển và nghiên cứu của doanh nghiệp. Tiêu biểu như:

  + Websites

  + SQL Azure

  + Media Services

- Infrastructure as a Service (IaaS): cho phép doanh nghiệp thuê và sử dụng các hạ tầng mà Microsoft cung cấp như

Virtualization, Storage, Networking, Load Balancer. Dựa trên các tài nguyên phần cứng này, doanh nghiệp có thểtriển khai các máy ảo, cài đặt các ứng dụng trên đó, cấu hình tích hợp hạ tầng bên dưới liên kết với hạ tầng của Microsoft (Hybrid Cloud).

Các dịch vụ tiêu biểu như:

  + Virtual Machine

  + Virtual Network

  + Cloud Services

  + SQL Database

  + Storage

  + Service Bus

V) Phân biệt việc sử dụng dịch vụ giữa Personal (cá nhân) và Enterprise (doanh nghiệp)

Việc phân biệt giữa người sử dụng dịch vụ rất quan trọng. Có 2 khái niệm đó là giữa việc sử dụng Cá Nhân (Personal – Consumer) và Doanh Nghiệp (Enterprise):

- Consumer (Cá nhân): càng nhiều tính năng và càng thuận tiện càng tốt. Chẳng hạn như họ có thể chia sẻ file trên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như(OneDrive, Dropbox, Box, Google Drive). Sử dụng các kênh giao tiếp công cộng (Public Communication) cho việc giao tiếp khách hàng và bạn bè như Facebook, Skype, Yahoo, Google Handouts…. Và đa phần các dịch vụ này luôn kèm quảng cáo cũng như việc cam kết về thông tin, dữ liệu của người dùng là không có (người dùng phải tự bảo vệ thông tin, dữ liệu của mình)

- Enterprise (Doanh nghiệp): ngoài việc thuận tiện sử dụng cho người dùng, các ứng dụng dành cho doanh nghiệp luôn cam kết về bảo mật, dữ liệu. Cung cấp các công cụ cho phép người quản trị cấu hình, quản lý trên từng tính năng, thực hiện ghi nhận (audits) lại các hoạt động của dịch vụ cũng như thống kê (Reports) việc sử dụng dịch vụ trong tổ chức của mình. Các dịch vụ tiêu biểu của Microsoft hiện nay như (Skype for Business, Yammer Social Network, OneDrive For Business). Ngoài ra, các dịch vụ trả phí dành cho doanh nghiệp còn cho phép cấu hình giao diện như logo thương hiệu, slogan của mình.

VI) Giới thiệu Office 365


Office 365 (O365) là một trong những thương hiệu thuộc dòng dịch vụ điện toán đám mây “SaaS – Software as a Services” mà Microsoft cung cấp. Office 365 đại diện cho một nhóm các sản phẩm cần thiết trong tổ chức nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất kinh doanh (Business Productivity) thông qua việc thuê và sử dụng. Về cơbản, Office 365 bao gồm các sản phẩm:

VII) Những lợi ích của Office 365

Việc triển khai và sử dụng Office 365 trong tổ chức hứa hẹn đem lại những lợi ích nhưsau:

- Reduce risk of IT environment: Doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư bất kỳ hệ thống nào (hệ thống Email hoặc hệ thống truyền thông hợp nhất) ở bên dưới hạ tầng của mình. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về việc quản trị, vận hành và các sự cố vật lý như điện (Power Outage), cháy nổ…..

- Give the workload to Microsoft: giảm được chi phí đầu tư (CAPEX) về hạtầng vật lý (Server, Switch, Router, Cabling) và bản quyền phần mềm (Software Licensing). Người quản trị sẽ không phải lo lắng về việc nâng cấp, cập nhật hệthống luôn thường xuyên cũng như hoạch định về vòng đời của hệ thống (Life Cycle Management) khi sử dụng Office 365. Toàn bộ việc quản lý, vận hành, bảo trì và nâng cấp sẽ được đội ngũ nhân viên của Microsoft thực hiện.

- Recurring month cost: có thể dễ dàng tăng/giảm số lượng người dùng sửdụng Office 365 thông qua việc mua thêm hoặc cắt giảm bớt license một cách phù hợp. Thay vì phải hoạch định và tăng giảm về tài nguyên trong hệ thống truyền thống (On-premise) để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

- Security and Reliability: Người quản trị trong tổ chức sẽ không phải lo lắng về việc cải thiện bảo mật cho dịch vụ cũng như tính sẵn sàng của dịch vụ mà Microsoft hoàn toàn chịu trách nhiệm về vấn đề này. Tuy nhiên, Microsoft vẫn thỏa thuận một mức độ nào đó của dịch vụ.

- Access from anywhere: cho phép truy cập và sử dụng dịch vụ Office 365 bất cứ đâu và trên bất cứ thiết bị nào.

Lợi ích của Office 365 còn được mô tả như Infographic bên dưới: