Phần 1 - Hướng dẫn triển khai mô hình Cloud Identity (Office 365)

Bài viết này chủ yếu tập trung hướng dẫn triển khai mô hình Cloud Identity cho doanh nghiệp, bao gồm quan trọng như:

I - Cấu hình thông tin cơ bản của tổ chức/doanh nghiệp

Về việc đăng ký sử dụng Office 365 và khởi tạo người dùng cơ bản, bạn đọc có thể tham khảo tại bài viết “Hướng dẫn đăng ký sử dụng Office 365”

Về việc tìm hiểu các mô hình triển khai Office 365, bạn đọc có thể tham khảo tại bài viết “Tổng quan về mô hình triển khai Office 365 – Office 365 Identity Model“

1. Đăng nhập vào Office 365 -> Chọn Admin   

 

 

 

 

 

2. Chọn hạng mục Company Profile

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Thẻ Company Profile cho phép doanh nghiệp khai báo thông tin tổ chức như: Organization Name, Address, City, Postal Code (700000), Business phone, Technical Contact Email, Default Domain của tổ chức, Language

 

4. Thẻ Custome theming cho phép doanh nghiệp cấu hình giao diện thanh Navigation Bar ở trên như:

- Logo của tổ chức (ở đây tôi không khai báo)

- Accent Color: màu cho ô App Launcher bên trái

- Nav bar background color: màu cho toàn bộ thanh Navigation Bar

- Text and icons: màu cho các icons và chữ trên thanh Navigation Bar

- App Launcher Icon: màu cho icon App Launcher

 

 

5. Thẻ Custom Titles cho phép doanh nghiệp tạo thêm các ô ứng dụng trong App Launcher (như các đường dẫn website trong tổ chức) ấn dấu “+” để thêm 1 ô ứng dụng

 

 

- Tên của ô title, đường dẫn đến website, mô tả thông tin, hình ảnh (logo của ứng dụng)

 

- Sau khi gắn xong, người dùng trong tổ chức muốn tìm ô Titles đó phải vào  App Launcher  Chọn My apps như hình bên dưới

- Chọn ứng dụng và chọn “Pin to App Launcher” để gắn vào thanh ứng dụng.

- Kết quả như hình bên dưới

6. Thẻ Custom Help Desk cho phép doanh nghiệp khai báo thông tin của phòng ban hỗ trợ người dùng để người dùng tiện liên lạc

 

Khi người dùng muốn hỗ trợ, thì click vào dấu “?” sẽ hiện ra thông tin hỗ trợ người dùng

 

 

 

II - Cấu hình trang đăng nhập Office 365 

 

 

 

 

Hạng mục này hướng dẫn người quản trị tùy biến giao diện trang đăng nhập Office 365 cho tổ chức cá nhân của mình 

1. Người quản trị đăng nhập vào Office 365 Admin Portal -> chọn ADMIN -> chọn “Azure AD” 

2. Chọn vào Active Directory -> chọn vào Azure Active Directory sử dụng cho Office 365 (ở đây tôi có tới 2 Azure AD) – Định nghĩa Azure AD

 

3. Chọn vào Configure -> tiếp tục chọn “Customize Branding”

 

4. Bảng bên dưới cho phép người quản trị upload hình ảnh tương ứng với từng hạng mục giao diện: 

BANNER LOGO (60×280 – 10KB)): logo của tổ chức/doanh nghiệp 

SIGN IN PAGE TEXT: Slogan của công ty hoặc thông tin của công ty để người dùng dễ nhận biết 

SIGN IN PAGE ILLUSTRATION (1420×1200 – 500KB): hình ảnh của công ty

 

 

5. Kết quả sau khi cấu hình được mô tả như hình bên dưới: 
 

 

 

III) Tạo người dùng hàng loạt và kích hoạt bản quyền Office 365 cho người dùng (Bulk create users with CSV file) 

 

 Đôi khi tạo một vài người dùng trong tổ chức thì có thể tạo theo cách “Create single user”. Nhưng đối với những tổ chức khoảng 400 đến 500 người dùng mà sử dụng mô hình Cloud Identity thì việc tạo user sẽ trở nên rất khó khăn. May mắn thay, Microsoft cung cấp thêm tính năng tạo hàng loạt người dùng (Bulk create user) thông qua file .CSV. Sau đây tôi sẽ hướng dẫn cách khởi tạo này. 

 

Lưu ý: với cách tạo này, 1 file .CSV chỉ cho phép tạo 250 người dùng trong tổ chức cho một lần 

 

 

1. Đăng nhập vào trang Office 365 Admin Portal -> chọn USERS -> Active Users -> chọn logo 

 


2. Để thực hiện khởi tạo hàng loạt người dùng, Microsoft cung cấp 6 bước khởi tạo. Nhưng trước hết với bước 1, người quản trị phải tải template khởi tạo user mà Microsoft cung cấp -> click chọn “Download a sample CSV File”


3. Người quản trị khai báo những thông tin cần thiết vào các cột, tương ứng mỗi dòng là 1 người dùng trong tổ chức, như hình bên dưới:


4. Sau khi soạn ra file danh sách người dùng, người quản trị chọn “Browse” và chọn đến đường dẫn file .CSV chứa danh sách người dùng ->chọn “Next” 


5. Hệ thống sẽ quét và liệt kê những người dùng nào khai báo thông tin phù hợp, những người dùng nào không đúng thông tin -> chọn “View” để xem chi tiết như hình bên dưới 


6. Tiếp theo cấu hình Location cho người dùng. Hạng mục này rất quan trọng, người quản trị phải chọn đúng quốc gia của mình, Microsoft sẽ dựa trên thông tin này để tiến hành đặt Email, OneDrive for Business, SharePoint Online ở Data Center gần nhất với quốc gia của tổ chức đó. Đối với Việt Nam thì nằm ở vị trí của Asia Pacific, nên người dùng sẽ nằm 1 trong 2 data center của Microsoft (Singapore hoặc China), tương lai sẽ có thêm Data Center “India” cho khối Asia 


7. Bước tiếp theo là chọn bản quyền cho tất cả người dùng trong phiên khởi tạo này, hệ thống cho phép chọn nhiều gói bản quyền cùng một lúc cũng như chọn chi tiết (Granular choice) vào từng dịch vụ Office 365 như hình bên dưới.


8. Khai báo email người quản trị, để hệ thống gửi danh sách email + mật khẩu vào hộp thư của người quản trị. 


9. Khởi tạo người dùng thành công, lúc này trên trình duyệt cũng sẽ hiện thông tin mật khẩu tạm thời cho từng người dùng trong danh sách -> chọn “View” để xem chi tiết


10. Sau khi chọn “View” người quản trị sẽ thấy danh sách tất cả thông tin của người dùng -> mở Excel -> copy tất cả các thông tin này ra file Excel và lưu lại như hình bên dưới:




Như vậy là hoàn tất việc khởi tạo người dùng trong tổ chức, hạng mục tiếp theo sẽ hướng dẫn người quản trị cách thức thông báo và gửi thông tin này cho người dùng.